【スマケアAI 活用事例】夜勤の「事務作業」を「戦略的な調整」へ。AIがもたらした現場マネジメントの劇的変化｜ 　社会福祉法人タピック

日々の運営において、避けて通れないのがケアマネジャーへのモニタリング報告書作成です。

しかし、日中の訪問に追われ、深夜の静まり返った事務所で一人、膨大な記録を遡りながらExcelを叩き続ける……
そんな「終わらない事務作業」に心身ともに疲弊している管理者・スタッフの方は少なくないはずです。

こうした現場の「余裕のなさ」をAIの力で根本から解決し、本来やるべき管理業務へと時間をシフトさせた事業所があります。

今回お話を伺ったのは、「社会福祉法人タピック」たぴっく定期巡回ケアステーションの所長、宮城様です。
同事業所では「スマケアAI」を導入することで、これまで職員3名がかりで数日を費やしていた報告書作成を「1人で、わずか数時間」に集約。
さらに、空いた時間を「訪問スケジュールの精緻な見直し」に充てることで、日中の訪問効率までも劇的に改善させたといいます。

事務作業の短縮が、いかにして現場全体の動きをスムーズに変えたのか。その具体的な活用プロセスを伺いました。

◆法人概要
　法人名： 医療法人タピック
　事業所名： たぴっく定期巡回ケアステーション
　ご担当者： 宮城 様（所長）
　サービス： 定期巡回・随時対応型訪問介護看護、訪問介護
　HP： https://www.tapic-reha.or.jp/support/scheduled_care/
　スマケアAI利用開始： 2026年1月～

１．直面していた課題

ーーーまずは宮城様の役割と、導入前に現場で抱えていた課題についてお聞かせください。

（宮城様）
私は所長として、定期巡回と訪問介護のマネジメントを担っています。
導入前の最大の課題は、約25名の利用者様に対する月次のモニタリング報告書の作成でした。
これまでは1ヶ月分の記録を全て遡り、目視で確認しながらExcelに手入力していくという作業を行っていました。

ーーー1件あたりの作成には、どの程度の時間がかかっていたのでしょうか？

（宮城様）
早くても1件30分〜40分はかかります。
これを20名以上分こなすとなると、職員3名体制で数日がかりの作業になるのが常でした。

日中の訪問業務中には到底終わらないため、夜勤の待機時間を削って対応していましたが、それでも月末に終わらず、月を跨いで作業することもしばしばありました。


２．スマケアAI導入後の活用ポイント

ーーーその状況を打開するためにスマケアAIを導入されたわけですが、具体的にどのような変化を実感されていますか？

（宮城様）
大きく変わったのは、「夜勤帯の業務内容」と「報告の精度」です。

まずは、『報告書作成の圧倒的なスピードアップ』です。
AIの要約機能を活用することで、これまで数日がかりだった作業が、職員1人で、わずか数時間作業するだけで完結するようになりました。
夜勤の待機時間に必死にパソコンを叩き続ける必要がなくなり、精神的な負担も大きく軽減されました。

次に、『特記事項の質と網羅性の向上』です。
日々の記録における「記入漏れ」をAIがチェックしてくれるため、1日の終わりに不足分を即座に追記できるようになりました。
これにより、報告内容の漏れがなくなり、結果として非常に質の高い報告書が作成できています。

最後に、『心理的ハードルの払拭』です。
文章作成が苦手なスタッフにとっても、AIが「とりあえずの文案」を提示してくれるため、ゼロから悩む時間がなくなり、誰でも一定以上のクオリティを維持できる環境が整いました。


３．スマケアAI利用シーン

ーーー具体的に、現場ではどのようなタイミングでAIを活用されているのでしょうか。

（宮城様）
日々の「記入漏れチェック」と、月末の「サマリ自動生成」がメインです。
特に記入漏れチェックは、記憶が新しいうちにAIで見返しを行うことで、正確な記録を担保する習慣がつきました。


ーーー業務効率化によって生まれた時間は、どのように活用されているのですか？

（宮城様）
これが一番大きな成果なのですが、「戦略的な訪問調整」に時間を充てられるようになりました。
以前は報告書作成に追われて手付かずだった「訪問スケジュールの見直し」を、今では週に1回以上の頻度で行っています。
スマケアAIのダッシュボード（集計）機能を活用して滞在時間や課題を分析し、こまめに調整を入れる。
これにより、無駄のない最適なルートを組むことができ、日中の現場の動きが目に見えてスムーズになりました。

４．導入効果（現場での変化）

ーーー事務作業の短縮が、日中の訪問効率にまで影響しているのですね。

（宮城様）
そうなんです。
事務効率が上がった結果として、日中のスタッフの動きに余裕が生まれました。
この変化には、訪問介護の管理者も「とんでもない機能だ」と驚いています。


ーーー操作面での戸惑いや、スタッフの反応はいかがでしたか？

（宮城様）
ダッシュボード機能など、最初は難しく感じる部分もありましたが、ホームネットさんが非常に丁寧なレクチャーやデモンストレーションをしてくださったおかげで、スムーズに導入できました。
今では若手からベテランまで、AIが提示してくれるスピード感に助けられています。

☆ポイント☆
・「3名で数日」の作業が「1人で数時間」に
・精神的なプレッシャーが激減
・週1回以上の緻密な訪問スケジュール調整が可能に
・待機時間の使い方が劇的に変化
・訪問介護管理者も驚く「とんでもない機能」

５．今後の展望

ーーー現場の動きが劇的に変わったタピック様ですが、今後さらに期待していることはありますか？

（宮城様）
「計画書作成のさらなる自動化」です。
ケアプランの写真を撮るだけで、スマケアAIが読み取って計画書の原案を立ち上げてくれるような機能の実現を心待ちにしています。
★計画書の作成サポート機能は今後リリース予定です！続報をお待ちください★

また、現在はまだ手動で行っている「シフト管理」や「ルート最適化」も、AIが自動で判断してくれるようになれば、定期巡回の機動力はさらに高まると確信しています。
現場の司令塔として、AIが進化し続けてくれるのが楽しみですね。

ーーー技術の進化が、より質の高いケアに直結していくのですね。最後に、タピック様が目指すこれからの姿についてお聞かせください。

（宮城様）
たぴっく定期巡回ケアステーションは、この定期巡回・随時対応型訪問介護看護というサービスを沖縄市で定着させたいと考えています。
地域にお住まいの方が少しずつ出来なくなっている事をサポートすることで、施設入居を検討する前に、「定期巡回を利用して在宅生活を継続する」という選択肢を増やせるように、今後も精一杯頑張ります。

６．スマケアAIの導入を検討されている方へ

ーーー最後に、導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

（宮城様）
AI導入は単なる時短ではなく、「本来やるべき管理業務へ時間を戻すこと」だと思います。
事務作業に追われて現場調整や地域への働きかけが後回しになっている管理者の方は、ぜひその効果を体感してほしいです。

「終わらない宿題」がなくなるだけで、現場の空気は驚くほど前向きに変わりますし、それが地域の方々の在宅生活を支える力に変わっていくはずですよ。


ーーー本日はお忙しい中ご対応いただき、誠にありがとうございました。
　 

「スマケアAI」が“終わらない事務作業”を肩代わりすることで、管理者は本来の使命である「訪問スケジュールの最適化」や「サービスの質向上」に専念できるようになります。

深夜の事務所で一人、数日がかりでパソコンに向かっていた時間が、戦略を練る時間に変わる。
そして、その余裕が日中のスムーズな訪問へと繋がり、最終的には地域にお住まいの方々の在宅生活を支える力へと還元されていくのです。

「毎月の報告書作成で、夜勤スタッフが疲弊している」
「事務作業に追われ、本来やるべきスケジュールの見直しやマネジメントに手が回らない」
「スタッフによる記録の漏れや質のバラツキをなくしたい」

そのようにお悩みの管理者様・経営者様に向けて、スマケアAIの具体的な機能や、導入によってどのような費用対効果が得られるのかを分かりやすくまとめた資料をご用意しました。
「とんでもない機能」と現場が驚くほどの圧倒的な効率化を、ぜひ貴事業所の働き方改革にお役立てください 。




ご興味のある方は、お電話、またはお問い合わせフォームよりご連絡をお待ちしております。

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