【完全保存版】業務支援システム「スマケア」Q&Aまとめ｜機能からサポート面までリアルな疑問を解決！

こんにちは！定期巡回・随時対応型訪問介護看護（以下、定期巡回サービス）の業務支援システム「スマケア」です！

定期巡回サービスの立ち上げや、システムの導入を検討される際、
「実際、どんな機能があるの？」
「他社と何が違うの？」
「サポートはどこまでしてくれる？」といった疑問は尽きないものです。

ホームページのあちこちを探し回らなくても、この記事さえ読めば「スマケアのリアル」が分かるよう、導入前の基礎知識から便利機能、そして他サービスとの連携まで、よくあるご質問をまとめました！

「これから事業を始めたい」という方も、「もっと効率的な運用に変えたい」という方も、ぜひブックマークしてご活用ください！

まずはスマケアの活用方法をチェック！

１．【端末・入力編】 スマホで簡単記録！現場の負担を減らす工夫

スマケアはシステムやIT機器が苦手な方でも、簡単に操作できます。

Q1．スマケアを使うには、専用の機械が必要ですか？
A1．いいえ、専用機材は一切不要です！
スマケアはクラウドシステムですので、今お使いの市販のパソコンやスマートフォン（iPhone・Android）がそのまま使えます。

《管理者・事務担当者》
パソコンやタブレット、スマートフォンでで専用URLにログインするだけ。

《ヘルパー》
お手持ちのスマホに「スマケアアプリ」を入れて、専用のヘルパーカードでログインするだけ。
高価な専用端末を新たに購入する必要がないため、初期コストも抑えられます。
※サービス記録を取る際には、NFC（おサイフケータイ）機能が必要です


Q2．記録はどのように入力しますか？時間はかかりませんか？
A2．スマホを「かざす」だけの簡単操作で、記録時間を大幅に短縮できます！
ご利用者宅にある専用のタグにスマホをかざすだけで、開始・終了時刻が自動記録されます。
実施したケア内容も画面をタップして選ぶだけなので、文字入力の手間は最小限です。
手書きの記録用紙や日報作成に追われる時間を減らし、ご利用者様と向き合う時間を増やし、ケアの質向上に繋がります。

★ポイント★
「マルチログインオプション」を使うことで、NFC機能つきのスマートフォンでなくても記録の作成ができるだけでなく、サービス開始に使用するカードやタグなどの備品が不要になります！
二次元コードと位置情報だけで記録ができるため、さらに身軽に、記録の確実性が高まります。

マルチログインオプションに関するお問い合わせはこちら

Q3．訪問先でインターネットが繋がりにくい場合はどうなりますか？
A3．電波が悪い場所でも、記録は消えません。
スマケアアプリは、電波の届きにくい場所でも記録が保存される仕様になっています。
入力したデータは、電波の入る場所に移動したタイミングでサーバーへ送信されますのでご安心ください。


２．【管理者機能編】 緊急時も焦らない！情報の「見える化」

管理者やオペレーターが事業所の状況把握がしやすいだけでなく、緊急時にも迅速に対応できるお手伝いをします。

Q4. サービス提供状況を確認する方法はありますか？
A4. はい、スマケアでは、ヘルパーがスマホで入力した実績がリアルタイムでシステムに反映されます。
サービス提供中はもちろん、未実施のサービスや既にサービス終了後の内容も全て確認できるようになっています。


Q5. 利用者からの「緊急通報」があった際、どのように通知されますか？
A5. パソコン画面に利用者情報が「ポップアップ」で表示されるだけでなく、スマートフォンにプッシュ通知が届きます。

スマケアオペレーターの最大の特徴の一つが、この「着信ポップアップ機能」です。
ご利用者から電話がかかってくると、パソコン画面に瞬時に「誰からか」「過去の訪問履歴」「基本情報（既往歴や緊急連絡先）」が表示されます。
これにより、普段ご利用者と関わることのないオペレーターでも、ご利用者をお待たせすることなく的確な対応が可能になります。


Q6. 複数の事業所を運営しています。オペレーター業務を集約できますか？
A6. はい、複数事業所の緊急コールを1箇所で受ける「コールセンター化」が可能です。
スマケアはクラウドシステムのため、離れた場所にある事業所の利用者情報も一元管理できます。
例えば、夜間の随時対応をひとつに集約することで、夜勤スタッフの負担軽減と人件費の削減を実現している法人様も多数いらっしゃいます。


Q7. 毎月の確認作業や請求業務は楽になりますか？
A7. はい、記録データが自動集約されるため、月末月初の確認作業はほとんど不要になります。
そのため、紙の記録を回収したり、サービス内容をパソコンに転記したりする必要は一切ありません。
また、スマケアは複数の介護請求ソフトと連携しているため、スマケアで作成した実績データをお使いの請求ソフトに取り込むだけで、請求業務へ移行できます。

「本当にそこまで楽になるの？」と思われるかもしれませんが、厚生労働省の調査データを見ても、ICT導入の効果は明らかです！
実際にシステムを導入した事業所のうち、70.3%が「間接業務の時間が削減された」と回答しています。
また、67.8%が「業務管理が効率化された」と答えており、月末の忙殺される時間を本来のケアやスタッフの休息に充てられるようになります。


【引用】厚生労働省　令和２年度ICT導入支援事業 導入効果報告まとめ
　　　　P3 ICT導入の効果
　　　　URL：https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/000833330.pdf

３．【連携・拡張性編】他サービスや集合住宅もまるごと管理

スマケアは定期巡回サービスだけではありません。
より便利にご利用いただくための「オプション機能」を多数ご用意しています。

Q8. 定期巡回以外に「訪問介護」や「訪問看護」も行っていますが、一緒に管理できますか？
A8. はい、定期巡回サービス以外の介護保険サービスもスマケアで一元管理できます。 
複数のサービスを兼務している職員のスケジュールが一目で分かるため、シフト作成や人員配置の無駄をなくせます。

《対応サービス》
「訪問介護」「訪問看護」「夜間対応型訪問介護」の計画書や記録の作成が可能です。
※本機能は有料オプションとなります。


Q9. サ高住などの集合住宅を運営しています。効率的に記録する方法はありますか？
A9. はい、集合住宅特有の動きに合わせた「連続記録」や、保険外サービス（生活支援等）の記録が可能です。 
複数のご利用者の記録をまとめて作成でき、記録にかかる時間を大幅に削減できます。
※本機能は有料オプションとなります。

４．【便利機能編】AIで記録時間を削減し、ケアの質を上げる

スマケアはただの記録システムではなく、事業所で働く職員様や、ケアマネジャー、ご家族などの関係者にも安心をお届けるシステムです。

Q10. 医師やケアマネジャー、ご家族への情報共有はスムーズに行えますか？
A10. はい、関係者の閲覧専用アカウントで、リアルタイムな情報連携が可能です。 
定期巡回サービスは「連携」が命です。
スマケアには、事業所以外の方に情報共有ができる「閲覧専用アカウント」を無料・無制限で発行できる機能があります。
もちろん記録や登録情報の編集は行えないため、記録の改ざんの心配もありません。

《ケアマネジャー・医師》
アカウントを発行すれば、担当利用者のバイタル情報や訪問記録をいつでも閲覧可能です。

《ご家族》
離れて暮らすご家族も、今日の様子やケア内容を確認でき、安心感につながります。
わざわざFAXを送ったり電話報告したりする手間がなくなり、業務の質が向上します。


Q11. 外国籍のスタッフを採用予定です。スマケアは日本語以外に対応していますか？
A11. はい、スマケアアプリでは多言語表示機能に対応しており、外国籍スタッフも安心して働けます。

介護人材不足の解消として、特定技能実習生など外国籍の方の採用が増えています。
スマケアは、ログインするユーザーごとに表示言語の切り替えが可能で、対応言語は英語、中国語、ベトナム語、インドネシア語など、主要な言語に対応しています。 
ボタンや項目が母国語で表示されるため、操作ミスを防ぎ、スムーズな業務定着を支援します。


Q12. 記録業務や報告書作成を効率化したいのですが、スマケアのAI機能は役に立ちますか？
A12. はい、現場の「記録」から管理者の「集計・報告」まで、AIが日々の業務をバックアップして時間を大幅に短縮します。
スマケアのAIオプションは、現場スタッフと管理者、双方の負担になりがちな業務を自動化・効率化します。

★現場スタッフの負担を軽減
記録作成や確認にかかるストレスや時間を、AIが実際のサービス提供記録をもとに解決します。

【特記事項の文章ドラフト作成】
バイタル数値や実施したケア内容をもとに、AIが特記事項の文章案を自動で提案します。
事実に基づいた下書きにより、ゼロから考える手間を省きます。

【特記事項の文章校正】
急いで入力した際の誤字脱字や不自然な言い回しをAIが自動修正し、誰が読んでも分かりやすい記録に整えます。

★管理者の事務作業を自動化
月末月初に集中しがちな集計や報告業務も、スマケアならスムーズです。

【報告書作成の自動化】
利用者ごとのサービス内容や状態をAIが分析します。
表やグラフ、分析コメントを交えた月次報告書を自動で作成・出力します。

【ダッシュボード機能】
日々の稼働状況を自動集計して表・グラフで誰でも簡単に集計業務が可能です。
さらに自事業所のデータを全国平均と比較し、経営改善やケアの質向上に向けた課題発見をサポートします。

※本機能の一部は有料オプションとなります。

スマケアAIの概要資料はこちらからご確認いただけます！

５．【サポート体制編】「システム会社」ではなく「運営のパートナー」として

 「スマケア」はシステムを導入いただいて終わりではなく、お客様と伴走し、事業成功を目指します。

Q13. 導入後のサポート体制や、困った時の問い合わせ方法はどのようになっていますか？
A13. お問い合わせのプロと運営のプロがタッグを組み、システム操作から事業運営まで徹底的にサポートします！
スマケアでは、電話・メール・フォーム・AIチャットボットなど、状況に合わせて選べる窓口をご用意しています。
さらに、専任担当者が事業成功まで二人三脚で歩みます。

★ 日々の「分からない」を即解決『スマケアパートナーデスク』
お困りの際は、お問い合わせ対応のプロフェッショナル『スマケアパートナーデスク』にお任せください。
スマケアの操作方法だけでなく、ユーザー様限定の運営ノウハウや、制度理解資料も無料でご提供しています。

★事業を成功に導く伴走サポート『パートナー担当』
各事業所様に専任の“パートナー担当”がつき、運営のお手伝いをさせていただきます。
私たちは自社グループでも定期巡回事業所を運営しているため、実務に基づいたリアルなアドバイスが可能です。

《訪問・オンライン相談》
研修や運営相談はもちろん、実際に事業所へ伺う対面サポートも積極的に行っています。

《スマケアユーザー会》
全国のユーザー様が集うコミュニティです。
Web開催の勉強会や会場での成功事例の共有、年に数回不定期で行われる業界のスペシャリストを招いた講演では、職員のモチベーションアップに繋がること間違いなしです。

《視察のご案内》
ユーザー様同士で事業所を見学し合い、現場の工夫やノウハウを持ち帰っていただけます。

Q14. 定期巡回サービスの立ち上げが初めてで不安です。
A14. 「スマケア」は、初めての方も安心して事業運営ができるよう、運営ノウハウを活かした「実務直結」のサポートを提供します。
単なるシステム操作の説明だけでなく、「指定申請の書類作成」や「効率的なシフトの組み方」、「自治体への説明方法」など、実体験に基づいた運営サポートを追加費用なしでご提供ができるのが私たちの強みです。

なぜ「スマケア」が選ばれるのか？