【定期巡回×AI】生成AIでサマリー作成を自動化！ケアマネ報告業務を効率化する方法

公開日時 : 2025/12/25

毎日の訪問対応に加えて、月末になるとやってくるのが「実績の集計」や「報告書の作成」などの事務作業ですよね。
特に、ケアマネジャー（介護支援専門員）へ提出するための「利用者ごとの月間サマリー（経過記録の要約）」の作成に、頭を悩ませていませんか？

「毎日の膨大な記録を読み返すだけで時間が過ぎていく……」
「文章をまとめるのが苦手で、どうしても時間がかかってしまう……」

そんなお悩みを解決する手段として、今、「生成AI」の活用が注目されています。
「AIなんて難しそう」と思われるかもしれませんが、実は使い方はシンプル。
上手く活用することで、事務作業の時間を大幅に短縮し、本来の業務である「利用者様へのケア」に時間を使えるようになります。

今回は、生成AIを使って日々の記録からサマリーを効率的に作成する方法と、それがもたらすメリットについて、初心者の方にも分かりやすく解説します。

【目次】
1. なぜ、定期巡回の記録に「生成AI」が役立つのか？
2. 一般的な生成AIでサマリーを作る手順（実は少し手間も…）
3. サマリーの品質アップは「ケアマネ営業」に直結する！
4. データ出力もコピペも不要。「スマケアAI」なら全自動！
まとめ

「定期巡回サービスについて知りたい、興味がある」という方は、まずはこちらの資料をご覧ください！

1. なぜ、定期巡回の記録に「生成AI」が役立つのか？

そもそも「生成AI（ジェネレーティブAI）」とは、私たちが普段使っている言葉で指示を出すだけで、文章を作成したり、要約したりしてくれるツールのことです（ChatGPTなどが有名ですね）。
定期巡回サービスにおいて、なぜこの生成AIが相性抜群なのでしょうか？
それには大きく3つの理由があります。

① 膨大な記録を「読む時間」がいらなくなる
定期巡回サービスは、1日に何度も訪問するため、1人の利用者様に対する記録の量が非常に多くなります。
これを人間が全て読み返して「今月はどんな変化があったか」を探すのは大変な労力です。
AIなら、データさえ渡せば一瞬で全ての内容を読み込み、傾向を把握してくれます。

② 「要点をまとめる」のが大得意
「食事量は安定しているか」「睡眠はとれているか」「体調の変化はあったか」。
こうした特定の視点に基づいて、バラバラの記録から要点だけを抜き出して文章にする作業は、生成AIが最も得意とする分野です。

③ 誰が担当しても「読みやすい文章」になる
スタッフによって文章力にばらつきがある…というのもよくある悩みです。
AIを使えば、一定の品質で、誰にでも伝わりやすい丁寧な文章を作成してくれます。
つまり、生成AIは「優秀な事務アシスタント」のような存在なのです。
これを活用しない手はありません。

2. 一般的な生成AIでサマリーを作る手順（実は少し手間も…）

では、実際に一般的な生成AIツール（ChatGPTなど）を使ってサマリーを作る場合、どのような手順になるのでしょうか。

ステップ1：介護ソフトからデータを取り出す
まず、お使いの介護記録システムから、利用者様の1ヶ月分の記録データをダウンロードします（CSV形式など）。

ステップ2：データの「個人情報」を消す
ここが非常に重要です。
一般的な無料のAIツールに個人名や住所などをそのまま入力するのは、セキュリティ上リスクがあります。
そのため、AIに入れる前に「利用者A様」のように名前を書き換える作業が必要です。

ステップ3：AIに指示を出す（プロンプト入力）
AIの画面に、匿名化した記録データを貼り付けます。
その上で、AIに対して「何をどうしてほしいか」という指示（プロンプト）を入力します。
例えば、以下のような指示文を入力すると、質の高い回答が得られやすくなります。

【プロンプト（指示文）の例】

あなたはベテランのサービス提供責任者です。
以下の【記録データ】をもとに、ケアマネジャーへの報告用に月間サマリーを作成してください。

条件：
●300文字程度で要約すること
●丁寧な「です・ます」調で書くこと
●特に、バイタル・食事・睡眠・排泄の変化に注目して記載すること
特記事項があれば漏らさず記載すること

このように、役割や条件を細かく指定するのがポイントです。

ステップ4：内容を確認・修正する
AIが作った文章に間違いがないか、必ず人の目で確認して仕上げます。
これだけでも「ゼロから書く」よりは随分楽になります。
しかし、「全員分のデータをダウンロードして、個人情報を消して、毎回プロンプトを入力して……」という作業を毎月、利用者全員分行うのは、意外と手間がかかるのも事実です。

3. サマリーの品質アップは「ケアマネ営業」に直結する！

少し手間はかかっても、AIを活用して「質の高いサマリー」を作るメリットは絶大です。
それは単なる事務処理の効率化だけでなく、「営業活動」にもなるからです。

ケアマネジャーは、自分が担当する利用者が、夜間や早朝にどのような状態だったのかを詳しく知りたいと考えています。
そこで、AIを活用して「バイタル数値の変化」や「特記事項」が漏れなく、かつ分かりやすくまとめられた報告書が届けばどうでしょう？

「この事業所はしっかり見てくれている」
「報告が早くて分かりやすいから、安心して仕事を任せられる」

そうした信頼の積み重ねが、「次の利用者様の紹介」へとつながっていきます。
サマリー作成は、実は最強の営業ツールになり得るのです。

4. データ出力もコピペも不要。「スマケアAI」なら全自動！

「AIのメリットは分かったけれど、データのダウンロードやプロンプトの作成が面倒くさそう……」
「セキュリティが心配……」

そう思われた方にこそおすすめしたいのが、スマケアに標準搭載されている「スマケアAI」です。

スマケアAIなら、外部のツールを使う必要はありません。
システム内に蓄積された日々の記録ボタンをワンクリックするだけで、AIが自動的にデータを解析し、最適なサマリーを作成します。

スマケアAIだけの3つのメリット
●手間いらずの自動作成
データのダウンロードや、複雑なプロンプト（指示文）の入力は一切不要。セキュアな環境で、ボタン一つで作成できます。
●見やすく整った「レイアウト」
一般的なAIツールでは文字が羅列されるだけですが、スマケアAIは読みやすく整理されたレイアウトで出力されます。
手直し不要で、そのまま報告書として使える品質です。
●報告項目の「カスタマイズ」が可能
「食事摂取量を中心に報告したい」「睡眠状況を詳しく伝えたい」など、ケアマネジャーが知りたい情報に合わせて、AIがまとめる項目を自由に変更できます。

日々の記録さえ入力していれば、月末は「AI作成ボタン」を押して、内容をチェックするだけ。
面倒な作業をすべて解消し、誰でも簡単に、相手に伝わる高品質なサマリーを作成できるのが「スマケアAI」の強みです。

まとめ

定期巡回サービスの質の高いケアは、質の高い記録と報告から生まれます。
生成AIを活用して、月末の事務作業による残業を減らし、スタッフも笑顔で働ける環境を作りませんか？

「スマケア」では、AI機能をはじめとしたシステム活用による業務効率化や、定期巡回サービスの運用ノウハウをまとめた資料をご用意しています。
「事業所の運用をもっと楽にしたい」「ケアマネジャーとの連携を強化したい」とお考えの方は、ぜひ以下のホワイトペーパーをダウンロードしてご活用ください。