【スマケアAI 活用事例】「合間の手探り作業」から「データ駆動の拠点運営」へ。AIが切り拓いた圧倒的効率化とマネジメント ～現場を支える『スマケアAI』活用術～｜山陽メディカル

日々の訪問業務に追われる中、スタッフへのしかかっていたのは膨大な「報告書」や「計画書」の作成業務でした。
訪問のスキマ時間を縫って、「今日中に1人分だけでもできたら……」と祈るような気持ちでパソコンに向かう。
そんな手探りの事務作業に、大きなプレッシャーを感じている現場は少なくありません。

こうした現場の「見えない重圧」をAIの力で根本から解決し、浮いた時間を「スタッフ指導」や「サービスの質向上」へと大きくシフトさせた事業所があります。
今回お話を伺ったのは、兵庫県神戸市で事業を展開する「山陽メディカル」山陽ケアセンターの金山様です。

同事業所では「スマケアAI」を導入することで、報告書の一括作成を実現し作成時間を劇的に短縮。
さらに、システムから得られる「正確なデータ」をスタッフ指導やケアマネジャーへの営業活動の武器に変えるなど、データに基づく質の高い事業所運営を実現されています。

圧倒的な時短が、いかにしてマネジメントの強化と現場の余裕を生み出したのか。
その具体的な活用プロセスを伺いました。

◆法人概要
兵庫県神戸市
有限会社山陽メディカル様
HP：http://sanyo-medical.com/ 
スマケアAI利用開始：2026年3月30日～


写真手前：金山様（管理者）
写真奥：柴田様（オペレーター／訪問介護員）

１．直面していた課題

ーーーまずは金山様の役割と、導入前に現場で抱えていた課題についてお聞かせください。

（金山様）
当事業所にて、定期巡回等のマネジメントを行っています。
導入前の最大の課題は、約17名分の報告書（モニタリング）作成でした。
当時は、現場の訪問を回りながら、合間で書類を作っているような状況でした。


ーーー1件あたりの作成には、どの程度の時間がかかっていたのでしょうか？

（金山様）
1名あたり1時間ほどかかっていました。
全員分を作るとなると膨大な時間になります。
現場としては「今日は1人分作ろうか」「今日中に1人分できたらいいな」という感じで、本当に手探りで業務をこなしていました。

２．スマケアAI導入後の活用ポイント

ーーーその状況を打開するためにスマケアAIを導入されたわけですが、具体的にどのような変化を実感されていますか？

（金山様）
大きく変わったのは、「書類作成にかかる労力」と「データの可視化」です。

まずは、「報告書作成機能」による『一括作成による圧倒的なスピードアップ』です。
事業所のカラーに合わせた報告書の下地（ひな型）さえ最初に作ってしまえば、あとは毎月ボタン1クリックで一括作成していくだけになります。
めちゃくちゃ短縮できていて、今では全員分でも約40分で完結するようになりました。

次に、「計画書作成機能」による『計画書作成の時短』です。
新規利用者の計画書作成では1名あたり1時間程度時間がかかっていましたが、AIで作るのに慣れてきた今では、初回のプランが1名あたり約15分で作れるようになり、だいぶ短いです。

最後に、「集計機能」による『集計機能を用いたデータ駆動への移行』です。
これまで肌感覚で捉えていた介入時間や訪問回数が、ちゃんとしたデータで見られるようになり、事業所運営の見直しに役立っています。

３．スマケアAI利用シーン

ーーー抽出されたデータは、具体的にどのように活用されているのですか？

（金山様）
スタッフを指導する際に、他の職員と比較して「平均より多くかかっているよ」という資料として使って時間の効率化を図ったり、逆にサービスが少なくなっていないかという見直しを定期的に行っています。
肌感覚ではなく、ちゃんとしたデータで見たいという思いがあります。

また、ケアマネジャーさんへの営業時にも、「介護度によって実際の平均介入時間はこれくらいですよ」とデータを持っていって話すこともあります。

４．導入効果（現場での変化）

ーーー事務作業の短縮だけでなく、データに基づく客観的な事業所運営へと進化されているのですね。現場のプレッシャーにも変化はありましたか？

（金山様）
はい。これまで「今日中に1人分できるか」というプレッシャーの中で合間を縫って作業していた状態から解放されたのは、非常に大きいです。
作成にかかる時間が圧縮されたことで、業務全体に余裕が生まれました。

ーーーーーー肌感覚からデータに切り替わったことで、外部へのアピール力も上がったのでしょうか？

（金山様）
そうですね。ケアマネジャーさんに対して、自社の実績を「ちゃんとしたデータ」として提示できるようになったことは強みです。
感覚で伝えるのと、実際の平均データを見せるのとでは説得力が違います。
客観的な数値があることで、アピールがしやすくなりました。

業務とマネジメントの改善：手探りからデータ駆動への転換

☆ポイント☆
・手探りの報告書作成が「ボタン1個の一括作成」へ
・計画書作成も約1時間から「15分」へと大幅時短
・肌感覚を脱却し、正確なデータに基づいたスタッフ指導を実現
・客観的な数値を武器に、ケアマネジャーへの営業力を強化
・圧倒的な時短が、事業所の質を高めるマネジメントへの注力を可能に

５．今後の展望

ーーー先進的なマネジメントを実践されている山陽メディカル様ですが、今後さらに目指していることや展望はありますか？

（金山様）
ゆくゆくは、現在別のシステムを使っている「訪問介護部門（利用者70〜80名規模）」にもスマケアを活用できないかと考えています。
そちらの部門はアセスメントやモニタリングがほぼ手作業のため、定期巡回部門との差を感じています。


ーーー法人全体の働き方のアップデートを見据えていらっしゃるのですね。

（金山様）
はい。国が生産性向上やICT導入を謳う中、これからの時代は「AIを導入して働きやすい環境を整えている事業所」が、求職者にも選ばれていくと思います。
また、利用者様やご家族もスマホ世代です。
ICTを使ってリアルタイムに記録を共有し、実際のケアに時間を使っている事業所が選ばれる時代になるだろうなと思っています。

６．スマケアAIの導入を検討されている方へ

ーーー最後に、導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

（金山様）
システムの導入は、作業の短縮だけでなく、自分の経験を「ちゃんとしたデータ」として可視化できる強みがあります。
日々のスキマ作業に追われている事業所の方は、ぜひその変化を実感していただきたいです。
生み出された時間が、スタッフの育成や、外部への説得力あるアピールといった事業所運営の土台作りに必ずつながっていくはずです。

正直なところ、これだけ国が生産性向上やICTだと言っている中で、システムを導入していない事業所があるのは不思議でならないくらいです。
「スマケアAI」導入しないのは非常にもったいないと思います。


ーーー本日はお忙しい中ご対応いただき、誠にありがとうございました。

＼「合間の手探り作業」から抜け出し、余裕のある現場とデータ駆動の運営を実現しませんか？／

山陽メディカル様のように、スマケアAIは現場の大きな重圧となっていた「報告書」「計画書」の作成時間を劇的に短縮します。
書類作成の時間を削減し、浮いた時間を「スタッフ指導」や「サービスの質向上」に充てることで、求職者からも利用者様からも選ばれる事業所づくりを始めましょう。

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