【見過ごし厳禁】その記録漏れ、指定取消も⁉ アセスメントのリスクとICTによる解決策

定期巡回・随時対応サービスの現場で、日々の業務に追われ、アセスメントの記録や更新がつい後回しになっていませんか？

「アセスメントは頭に入っているから大丈夫」
「後でまとめて記録しよう」

そんな小さな油断が、実は数千万円の報酬返還や「指定取消」という、事業所の存続を揺るがす重大な事態を招く危険性をはらんでいます。
今回は、なぜアセスメントの「記録」が重要なのか、そのリスクを実際の事例と共に図解し、ICTで安全に業務を遂行する方法をご紹介します。

１．アセスメントの「記録」がない＝不正の始まり

アセスメントは、利用者様に最適なケアを提供するための設計図です。
この設計図なしにサービスを提供することは、介護保険制度の根幹を揺るがす行為と見なされます。

重要なのは、行政は「記録」をもって実施の証拠とするという点です。
記録がなければ、どれだけ丁寧にアセスメントをしても「実施していない」と判断され、以下のリスクフローを辿る可能性があります。


記録漏れから「指定取消」までのリスクフロー

このように、単なる「記録漏れ」が、最終的には事業所の閉鎖にまで繋がりかねないのです。



２．【事例】アセスメント記録の不備が招いた結末

実際に、アセスメントの記録不備が原因で厳しい処分が下された事例は後を絶ちません。


アセスメント未実施による行政処分事例

３．【解決策】スマケアで記録の「管理体制」を構築し、リスクをなくす！

紙やExcelでの管理では、どうしても記録の紛失、確認漏れ、更新忘れといった問題が起こりがちです。
定期巡回・随時対応サービス業務支援システム「スマケア」は、これらの課題を「管理の仕組み」で解決し、事業所のリスクを低減します。

「ありがちな課題」をスマケアで解決

スマケアは、アセスメントシートを作成するツールではなく、作成された重要な書類を確実に管理し、リスクを通知するためのシステムです。

✅ アセスメント関連書類をデータで一元管理

現在お使いのPC等で作成したアセスメントシートやケアプラン、サービス担当者会議の議事録などを、スマケアにデータとして取り込み、利用者様情報と紐づけて一元管理できます。

• 書類探しの手間を削減： 必要な時にすぐに関連書類を探し出せます。
• 紛失・劣化リスクの防止： 紙での保管と違い、書類の紛失や経年劣化の心配がありません。運営指導の際にも、慌てずに提示できます。

✅ 「更新漏れ」を自動でお知らせ！最強のリスク管理機能

スマケアの最大の強みが、このアラート機能です。

• アセスメントやモニタリング、ケアプランの更新時期が近づくと、システムが自動でアラートを出します。
• これにより、最も起こりがちでリスクの高い「更新忘れ」を個人の記憶に頼らず、組織として防ぐことが可能になります。
• 担当者の急な休みや退職といった不測の事態が起きても、引き継ぎ漏れによる記録の更新忘れを防ぎます。

まとめ：ICTで未来の事業所を守る

アセスメントの適切な実施と、その後の「確実な記録管理」は、利用者様への責任であり、事業所運営の生命線です。

スマケアは、日々の記録管理におけるヒューマンエラーや抜け漏れをシステムでカバーし、運営指導にいつでも対応できる盤石な管理体制の構築をサポートします。

重要な書類管理をシステムに任せることで、スタッフの皆様は本来注力すべき利用者様へのケアに集中できます。未来の事業所を守るために、今こそICTの力でリスク管理を始めませんか？