【定期巡回×AI】膨大な記録と請求業務をどう減らす？AIによる「業務の洗い出し」とスマケア活用術

公開日時 : 2025/12/15

1日複数回の訪問、24時間の随時対応、そして月末に押し寄せる膨大な記録の山……。
定期巡回・随時対応サービス（以下、定期巡回）は、その手厚いサービスゆえに、事務作業の負担が他の介護サービスに比べても圧倒的に重いと言われています。

「記録の確認だけで日が暮れる」
「予定と実績の突き合わせ（突合）が終わらない」

そんな慢性的な悩みを抱える事業所様へ。
今、AI（人工知能）を活用した業務改善が注目されています。

AIは単なる文章作成ツールではありません。
複雑な定期巡回の業務フローを整理し、「どこにムダがあるか」を見つけ出し、「どう改善すべきか」を提案してくれる優秀な参謀になります。

この記事では、最も負担が大きい「請求業務」を例に、ChatGPTやGeminiなどの生成AIを使った業務の洗い出し方法と、それをさらに効率化する介護システム『スマケア』についてご紹介します。

【目次】
ステップ1：AIに「今の業務」を相談する
ステップ2：「AIによる改善案」を、システム標準で実現する『スマケア』
定期巡回現場の「時間」を取り戻すために

「定期巡回サービスについて知りたい、興味がある」という方は、まずはこちらの資料をご覧ください！

ステップ1：AIに「今の業務」を相談する

まずは、ChatGPTやGeminiなどの生成AIを使って、業務の洗い出しを行うイメージを持ってみましょう。
「AIへの指示の出し方（プロンプト）」が難しそうと感じる方のために、そのまま使えるテンプレートを用意しました。
ここでは、訪問回数が多く煩雑になりがちな「月末の請求業務」を例にします。

【実践】コピペでOK！業務洗い出しプロンプト
以下のテキストをコピーして、AIのチャット欄に貼り付け、[ ] の部分をあなたの事業所の状況に合わせて書き換えて送信してみてください。

① 現状の整理とボトルネックの発見
プロンプト例 1

あなたは介護事業所の業務改善コンサルタントです。
以下の【現在の業務フロー】を読み、手順をフローチャート形式で可視化してください。
その上で、時間がかかりすぎている箇所や、ヒューマンエラーが起きやすい「ボトルネック」を具体的に指摘してください。
【現在の業務フロー】
１．各ヘルパーから手書きの実績記録票を回収する（1利用者あたり1日複数枚）
２．管理者がシフト表（予定）と突き合わせて目視確認する
３．予定と実績にズレ（時間変更やキャンセル）があれば、ヘルパーやオペレーターに確認する
４．確定した実績をレセコンに手入力する
５．エラーが出たら修正して伝送する
６．[その他あれば追記、なければ削除]

AIはこれを分析し、「1日複数回の訪問記録を目視で突合するのは限界がある」「紙の回収と転記に多大な時間が割かれている」といった、定期巡回特有の課題を鋭く指摘してくれます。

② 改善案の提示
問題点がわかったら、続けて以下のプロンプトを投げかけます。
プロンプト例 2

指摘されたボトルネックを解消するための具体的な改善案を3つ提案してください。
特に、「ICTツールの活用」や「ペーパーレス化」の観点から、残業時間を削減できる方法を優先して教えてください。

するとAIは、「モバイル端末による記録の即時デジタル化」や「予実管理機能のあるシステム導入による突合レス化」など、具体的な解決策を提示してくれます。

ステップ2：「AIによる改善案」を、システム標準で実現する『スマケア』

AIに相談することで、「紙の記録をデジタル化すれば、突合の手間がなくなる」という正解にはたどり着けました。
しかし、24時間365日動き続ける定期巡回の現場で、複数のツールを使い分けたり、毎回AIに指示を出したりするのは現実的ではありません。

そこで提案したいのが、AI機能と業務システムが一体化した『スマケア』です。

定期巡回の「紙」も「突合」も不要になる理由
スマケアを導入すると、先ほどの請求業務フローは劇的に変わります。
なぜなら、現場の記録データが請求システムへダイレクトに連携されるからです。

●紙作業の完全廃止
ヘルパーはスマホで実績を入力。
1日何度も事業所に戻って紙を提出する必要も、大量の紙を保管する必要もなくなります。
●「突合」作業からの解放
入力された実績データは、システム上で即座にシフト（予定）と比較されます。
ズレがあればその場でシステムが検知するため、月末にまとめて数千件の記録を目視で突き合わせる（突合する）作業そのものが消滅します。

「AIに分析してもらうまでもなく、スマケアを使えばボトルネック自体が消滅する」と言っても過言ではありません。

スマケア独自のAIが、さらに業務を加速させる
基本的なペーパーレス・突合レスに加え、スマケアには高度なAI機能が実装されています。
これにより、単なる「事務作業の削減」を超えた、経営支援までを実現します。

現在利用可能なAI機能

✓サービス提供記録のサマリー作成
定期巡回は訪問回数が多く、記録も膨大になりがちです。
AIがそれらを自動で要約するため、申し送り前に全ての記録を読み込む必要がなくなり、確認時間を大幅に短縮します。
✓ BIツールによる経営分析
「どの時間帯にニーズが集中しているか？」「収益改善のポイントは？」など、AIが運営状況を可視化。
感覚ではなくデータに基づいた次の打ち手を判断できます。

【2026年1月実装予定】さらに進化するAI機能
現場の声に応え、以下の機能開発も進行中です。

✓ 特記・申し送り事項の文章校正
「てにをは」の修正や、より専門的で適切な表現への書き換えをAIがサポート。
多くのスタッフが関わる定期巡回において、記録の質を均一化し、監査対応も安心です。
✓ 特記ドラフト作成機能
アプリで入力したチェック項目やバイタル、利用者様の様子などのデータをもとに、AIが特記のドラフト（草案）を自動作成します。
「何を書こうか悩む時間」を削減し、スムーズな記録業務をサポートします。

定期巡回現場の「時間」を取り戻すために

AIを活用した業務の洗い出しから、スマケアによる「紙・突合レス」の実現へ。
この流れを作ることができれば、管理者は終わりのない事務作業から解放され、本来の目的である「利用者様の在宅生活を支えること」に集中できるようになります。

定期巡回・随時対応サービスや「スマケア」についてまとめた資料をご用意しました。
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